Offre d’emploi : Assistante Administrative

Le Fonds XOESE recrute une Assistante Administrative. Date limite : 31 Décembre 2019

XOESE, le Fonds pour les Femmes Francophones, recrute pour le poste suivant :

Titre du poste : Assistante Administrative
Lieu : Lomé, Togo
Date limite de candidature : 30 Décembre 2019
Type de contrat : CDI
Langues requises : Français, Anglais  
Date de prise de fonction :

13 janvier 2020

Historique

Le Fonds XOESE est une fondation féministe créée le 1er septembre 2015. Ses objectifs sont de :

  • Appuyer financièrement la mise en œuvre des initiatives promouvant les droits des femmes, des jeunes femmes et des filles ;
  • Renforcer les capacités institutionnelles des organisations de femmes et de jeunes femmes ;
  • Encourager et appuyer des initiatives innovantes d’autonomisation des organisations des femmes et de jeunes femmes.

Son secrétariat est basé à Lomé au Togo. Mais le personnel de XOESE est constitué d’employé-e-s et de volontaires basé-e-s au siège ou à domicile.

Sa zone de couverture comprend au total les 25 pays francophones du Grand Sud. Le Fonds XOESE y mènera à terme ses activités d’octroi des subventions et de renforcement de capacités en faveur des organisations de femmes et de jeunes femmes.

DEVOIRS ET RESPONSABILITES

L’Assistante Administrative travaille sous la supervision de la Chargée des Finances, de l’Administration et des Ressources Humaines.

Elle est chargée de fournir les services généraux de support administratif ainsi que la coordination de la logistique relative aux voyages et à l’organisation d’événements. Tout en assurant la qualité et la précision du travail, elle promeut un environnement de collaboration conforme aux règlements et procédures de XOESE.

Principales Tâches

Administration :

  • Organisation des réunions internes de XOESE et Production des comptes-rendus ;
  • Elaboration, Suivi et Mise en place du tableau de bord des activités de XOESE ;
  • Appui administratif aux différents départements ;
  • Organisation et Maintien du dossier partagé, des fichiers électroniques, de la base de données et de la plateforme électronique des différentes équipes ;
  • Gestion des documents administratifs des véhicules ;
  • Contribution au bon fonctionnement des réseaux de connaissances et communautés des pratiques.

Achats

  • Organisation et Suivi des processus d’achats, Exécution et Suivi des contrats y afférents ;
  • Traitement des demandes d’achat de biens/services qui lui sont assignées ;
  • Négociation de certaines clauses de contrats de biens/services en conformité avec les règlements et procédures ;
  • Maintien du processus d’approvisionnement de manière équitable et transparent ;
  • Coordination avec le service Finance du bon suivi des dossiers de paiement des fournisseurs ;
  • Maintien à jour de l’inventaire des équipements et accessoires informatiques, des mobiliers de bureau ;
  • Participation à la vérification annuelle des actifs ;

Voyages et Logistique

  • Création des fiches de prise en charge des voyages ;
  • Mise à jour régulière du tableau/calendrier des missions du personnel ;
  • Coordination de la logistique relative aux ateliers ;
  • Coordination des différentes étapes du processus de voyage ;
  • Soutien lors de la soumission de leurs fiches de réclamation des frais de mission ;
  • Recherche et Mise en place de solutions afin de faciliter le processus du voyage ;
  • Elaboration et Partage du tableau de gestion des transferts des voyageurs en provenance de et vers l’aéroport et le suivi de son bon déroulement ;
  • Préparation des itinéraires pour les missions de terrain.

Services généraux :

  • Supervision du/de la Commis Administratif(ve) pour l’exécution de ses tâches ;
  • Supervision du bon fonctionnement des services de nettoiement du bureau ;
  • Supervision de l’entretien du bâtiment et des parkings ;
  • Confection des badges d’accès au bureau, et suivi de leur bon fonctionnement ;
  • Supervision de la disponibilité, propreté et planification de l’utilisation des salles de réunions ;
  • Gestion du stock pour les pauses café ;
  • Supervision du travail du Chauffeur et des autres agents d’appui;
  • Assurer l’interface avec les prestataires externes ;
  • Accomplir toute autre tâche qui lui sera confiée par sa hiérarchie.

COMPETENCES

Compétences liées au poste

  • Démontrer un engagement à la vision, la mission et aux valeurs ;
  • Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge
  • Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative développé ;
  • Avoir une forte motivation ;
  • Avoir une très bonne connaissance des pratiques administratives en vigueur au Togo ;
  • Avoir une aisance avec le règlement des organisations internationales ;
  • Etre rigoureux dans la gestion administrative et le suivi des dossiers administratifs ;
  • Etre capable de travailler avec efficacité sous supervision ;
  • Avoir un excellent sens des relations humaines ;
  • Disposer d’une grande capacité d’organisation, de la probité et de confidentialité ;
  • Avoir une forte capacité de jugement et une aptitude à prendre des décisions rapides ;
  • Etre capable de travailler sous pression dans environnement multiculturel et interdisciplinaire ;
  • Avoir une approche orientation-client.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES

  • Etre titulaire du Baccalauréat ;
  • Diplôme universitaire en Administration des affaires, Gestion de projets ou des entreprises, Comptabilité/Finances, Transport/Logistique et/ou d’Administration des voyages ou dans tout autre domaine pertinent serait un atout ;
  • Deux (2) années d’expérience professionnelle notamment dans le domaine de l’Administration, de la Gestion des projets, de l’Administration des voyages, du Transport/Logistique et/ou dans tout autre domaine pertinent ;
  • Bonne connaissance en Excel, Word, Outlook, Internet ;
  • Parfaite maîtrise du Français, écrit et oral ;
  • Bonne connaissance de l’Anglais.

XOESE encourage de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Toutes les candidat-e-s sélectionné-e-s devront se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Comment postuler ?

Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier de candidature contenant les pièces ci-dessous à emplois@xoese.org dès que possible et avant la date limite du 31 Décembre 2019 :

  1. une lettre de motivation (incluant votre prétention salariale),
  2. un curriculum vitae récent,
  3. les copies de vos diplômes et attestations,
  4. les coordonnées de vos anciens employeurs,
  5. les coordonnées de trois personnes de référence.

Veuillez mentionner le titre du poste « Assistante Administrative » dans l’objet du message.

 

PArtager

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