• Titre du poste : Chargée des Finances
• Lieu : Lomé, Togo
• Date limite de candidature : 25 Octobre 2021
• Type de contrat : CDI (avec 6 mois d’essai)
• Langues requises : Français, Anglais

RESUME DES PRINCIPALES FONCTIONS

La Chargée des Finances est une personne ayant une expérience avérée dans la gestion financière des projets et passionnée par les droits des femmes et l’égalité des genres.

Travaillant sous la supervision de la Présidente, elle coordonne les opérations financières du Fonds et assume d’autres responsabilités selon les besoins du Fonds. Elle doit :

• Elaborer les budgets des projets/programmes et le budget annuel du Fonds de manière claire et bien détaillée conformément aux procédures internes, et s’assurer qu’ils répondent aussi aux exigences des donateurs ;
• Produire des rapports financiers et des prévisions/prospections de dépenses facilitant la prise de décision à l’intention des Responsables de départements de la Présidente et du Conseil d’Administration ;
• S’assurer que des systèmes, des procédures et des contrôles financiers rigoureux soient en place au sein du Fonds et que les règles établis soient effectivement utilisées, régulièrement révisées et leur respect correctement et scrupuleusement documentés ;
• Superviser le personnel départemental.

PRINCIPALES TACHES 

3.1. Système financier interne

• Concevoir, s’assurer de la mise en œuvre, et le cas échéant, améliorer les outils de contrôle de qualité déjà existants au sein du Fonds, y compris les manuels, les listes de contrôle, les modèles, etc. ;
• S’assurer que les procédures internes du Fonds sont scrupuleusement respectées en ce qui concerne l’approvisionnement des comptes caisse et banque de projets spécifiques, la gestion de la comptabilité, les dépenses quotidiennes et la mise en œuvre des activités à travers un suivi régulier avec les employé-e-s impliqué-e-s et les partenaires.
• Développer et maitriser l’utilisation d’outils internes permettant de suivre le portefeuille des subventions en cours, les financements sécurisés et ceux en cours de négociation, le calendrier de soumission des rapports et les autres engagements du Fonds, les soldes de trésorerie et s’assurer qu’ils sont tenus à jour.
• Contribuer au travail de tous les départements et s’assurer que toutes les équipes respectent les règlements financiers, les politiques et les procédures du Fonds.

3.2. Planification financière

• Coordonne le processus d’élaboration du budget prévisionnel annuel et pluriannuel sous la supervision de la Présidente ;
• Effectuer, conjointement avec les responsables des départements, les prévisions mensuelles des liquidités de trésorerie à disponibiliser pour la bonne continuité des activités des différents départements du Fonds.

3.3. Gestion des partenariats 

• Effectuer, en collaboration avec l’Equipe des Subventions, les vérifications approfondies sur les partenaires potentiels du Fonds.
• Élaborer les conventions de subvention entre le Fonds et ses organisations récipiendaires et veiller aux respects des délais contractuels ;
• Examiner et traiter les demandes de transfert de fonds aux récipiendaires et partenaires, en s’assurant d’une disponibilité suffisante de trésorerie pour effectuer les paiements ; 
• Examiner les Conventions de financement et de cofinancement proposées par les donateurs et d’autres partenaires et relever à la Présidente les points à améliorer ou à renégocier ;
• Fournir une expertise technique, des conseils et un soutien financier et contractuel aux autres membres du personnel et aux partenaires du Fonds.
• Entreprendre des visites d’assistance technique et de suivi auprès des partenaires du Fonds, en collaboration avec les équipes des Subventions, du Suivi, Evaluation et Apprentissage, et des programmes, selon les besoins.

3.4. Suivi budgétaire

• Surveiller les flux des dépenses et alerter rapidement les Responsables de départements appropriés et la Présidente sur tous les sous-dépenses ou les dépassements importants des lignes budgétaires des budgets approuvés ;
• Faire la revue des budgets des projets des organisations récipiendaires et travailler avec elles de manière proactive afin d’assurer une utilisation optimale des ressources allouées et d’accroitre leurs performances.

3.5. Rapports et processus financiers 

• Produire des rapports financiers mensuels sur toutes les transactions financières du Fonds et y intégrer les commentaires pertinents à l’attention des Responsables des départements et de la Présidente ;
• Produire les états mensuels de rapprochement de tous les comptes du Fonds ;
• Elaborer les rapports financiers de progrès et finaux à soumettre aux donateurs en se conformant aux exigences de chacun, et en respectant les délais convenus ;
• Elaborer les rapports financiers annuels d’exécution des projets/programmes individuels et du Programme annuel et pluriannuel du Fonds de manière claire et bien détaillée conformément aux procédures internes.

3.6. Audits et contrôles internes 

• S’assurer que le Fonds se conforme à tous les exigences en matière d’audit et aux lois financières en vigueur au Togo et dans les pays où le Fonds mène ses activités ;
• Préparer le calendrier des audits, coordonner les processus et fournir l’assistance nécessaire aux auditeurs externes et contrôleurs internes pour l’exécution de leurs tâches ;
• Préparer les états financiers du Fonds et tous les documents de travail à mettre à la disposition des auditeurs financiers.

QUALIFICATIONS

La titulaire du poste doit être convaincue de la mission et la vision du Fonds et s’engager à respecter ses valeurs et contribuer à réaliser ses objectifs. Elle doit avoir :

• Diplôme universitaire de second cycle en finances, en droit public ou discipline apparentée, ou années équivalentes d’expérience dans l’un de ces domaines ;

• Au moins cinq ans d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité dans les domaines de la budgétisation, de la gestion financière et de l’élaboration de rapports financiers ;
• Une expérience au sein d’une organisation internationale est fortement souhaitable ;
• Maîtrise de la législation sociale et bonne connaissance du droit du travail ;
• Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports ;
• Excellentes compétences en communication et en facilitation et expérience dans la transmission d’informations complexes à des parties prenantes de différents capacité et niveaux d’expérience ;
• Bonne connaissance et compréhension du mouvement des femmes ou de la société civile ; 
• Parfaite compréhension des questions de genre et de développement ;
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de comptabilité Sage Saari, QuickBooks … ;
• Parfaite maîtrise du Français, à l’écrit et à l’oral ;
• Bonne connaissance de l’Anglais ;
• Sens avéré de la confidentialité.

COMMENT POSTULER ?

Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier de candidature contenant les pièces ci-dessous à emplois@xoese.org dès que possible et avant la date limite du 25 Octobre 2021:

1. une lettre de motivation (incluant votre prétention salariale), 
2. un curriculum vitae récent,
3. les copies de vos diplômes et attestations,
4. les coordonnées de vos anciens employeurs,
5. les coordonnées de trois personnes de référence.

Veuillez mentionner le titre du poste « Chargée des Finances » dans l’objet du message.

XOESE encourage les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones et les personnes handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

En raison du nombre élevé de candidatures que nous recevons, nous regrettons de ne pas pouvoir répondre personnellement aux candidat-e-s qui ne seront pas présélectionnés. 

Si vous n’avez pas eu de nos nouvelles dans les six semaines suivant la date limite, veuillez supposer que votre dossier n’a pas été retenu. 

Seul-e-s les candidat-e-s présélectionné-e-s pour une interview seront contacté-e-s.

Toutes les candidat-e-s présélectionné-e-s devront se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents professionnels.

Pas d’appels téléphoniques s’il vous plait.