APPEL D’OFFRES: Agence événementielle pour le Forum Francophone 2023

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Le Fonds pour les Femmes Francophones, XOESE recrute une agence événementielle dans le cadre du Forum International Francophone 2023. 

1. Détails de l’offre

  • Titre de l’offre : Agence événementielle pour le Forum Francophone 2023
  • Référence : 0018/03-2023
  • Date limite pour l’envoi des candidatures : 16 Avril 2023 (23h59 GMT)
  • Durée de contrat : 8 mois
  • Conditions requises : Expériences dans la sous-région (Afrique de l’Ouest)
  • Atouts : Excellente expérience dans l’organisation d’événements de grande envergure
  • Nombre de candidat(e)s : Plusieurs

Téléchargez le document informatif ici

2. A propos de XOESE 

Le Fonds XOESE est une fondation féministe opérationnelle depuis novembre 2018. Ses objectifs sont de:

  • Appuyer financièrement la mise en œuvre des initiatives promouvant les droits des femmes, des jeunes femmes et des filles ;
  • Renforcer les capacités institutionnelles des organisations de femmes et de jeunes femmes ;
  • Encourager et appuyer des initiatives innovantes d’autonomisation des organisations des femmes et de jeunes femmes.

Son secrétariat est basé à Lomé au Togo. 

3. A propos du Forum International Francophone  

Du 27 au 30 novembre 2023, XOESE organise la 2ème édition du Forum International Francophone qui aura lieu simultanément en présentiel à Lomé (Togo ) et en ligne. Il portera sur le thème: « Construire le mouvement féministe Francophone : Par où commencer? »

Le Forum Francophone de XOESE est un espace dédié au renforcement du mouvement féministe Francophone, sa 1ère édition a eu lieu en ligne et a réuni plus de 1500 participant-es du monde entier. Pour cette deuxième édition, nous allons accueillir entre 300 à 500 personnes d’ici et de l’extérieur.

Le Forum 2023 est un espace pour se rencontrer, nouer des liens, échanger, se redynamiser et élaborer des stratégies sur des moyens novateurs de travailler ensemble au-delà de nos différences en vue de renforcer notre mouvement. Dans cette version en présentiel, XOESE prévoit accueillir 400 personnes dont la plupart viendrait de l’extérieur. 

Durant ces 4 jours, il y aura les activités suivantes:

  • Sessions plénières;
  • Sessions auto-organisées;
  • Tables rondes, réunions;
  • Séances d’activités physiques;
  • Soirée gala, concert;
  • Séances de bien être;
  • Sessions avec des spécialistes;
  • Interview;
  • Shooting photo;
  • Enregistrements vidéos, etc. 

Pour plus d’informations sur le forum, veuillez visiter le site de XOESE.

4. Mission et principales tâches de l’agence événementielle

En collaboration avec l’équipe de coordination du Forum, l’agence événementielle aura pour mission de coordonner toute la logistique du Forum et ainsi garantir sa réussite. Ses principales tâches incluent:

  1. Identifier et proposer le ou les lieux du Forum
  2. Coordonner toute la logistique relative au Forum 
  3. Proposer des plans d’aménagement du lieu du Forum selon les différentes activités de l’agenda
  4. Coordonner les services d’ hébergement et de restauration durant toute la durée du Forum
  5. S’assurer de la bonne logistique technique (son, écran, rediffusion, etc.)
  6. Assurer la gestion de l’arrivée et départ des participant-e-s ainsi que la sécurité de l’espace du Forum
  7. Coordonner tous les prestataires nécessaires

5. Dossier de candidature

Composition du dossier

  • Une (01) courte lettre de motivation adressée à la Présidente du Fonds XOESE
  • Une offre technique et financière bien détaillée
  • Et tout autre document que vous jugerez utile.

Sélection : 

Votre offre de service doit être comprise entre 3 millions et 7 millions FCFA (XOF).

L’agence événementielle sera sélectionnée par la méthode de sélection du mieux disant (rapport qualité/prix) en accord avec les règles et procédures de XOESE

N.B. 

Le coût de préparation de l’offre de service et autres coûts liés à la négociation du contrat ne sont pas remboursables. 

La présentation d’un dossier de candidature, quelle qu’en soit l’issue, n’entraîne aucun engagement de XOESE et ne saurait donner un quelconque dédommagement en faveur du soumissionnaire.

Comment postuler ?

Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier de candidature contenant les pièces ci-dessous à  prestations@xoese.org avant le 16 Avril 2023 (23h59 GMT) avec comme objet « Agence événementielle pour le Forum Francophone 2023 »