Le Fonds XOESE pour les Femmes Francophones, recrute un-e Consultant-e pour la réalisation
de son audit organisationnel.
- Résumé de l’Appel d’offres :
● Référence de l’Appel d’Offres : N°0033/07-2024/AO
● Titre de l’Appel d’Offres : Réalisation de l’audit organisationnel de XOESE
● Date limite d’envoi des candidatures : 31 Juillet 2024
● Durée de la mission : 30 à 80 jours répartis sur 6 à 12 mois
● Date de démarrage de la mission: 12 Août 2024
● Lieu de la mission: en distanciel et en présentiel au siège de XOESE à Lomé
● Type de contrat : Consultance
● Langues requises: Français et Anglais
● Atouts : Expériences en management, gestion des ressources humaines, dans l’audit
organisationnel, l’évaluation des plans stratégiques, des projets.
Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier avant le 31 Juillet 2024 à prestations@xoese.org.
Les dossiers seront examinés au fur et à mesure que nous les recevons.
1. PRÉSENTATION DU FONDS XOESE
XOESE est une Fondation féministe d’utilité publique dont le but est de soutenir financièrement
et techniquement la mise en œuvre des initiatives des organisations de femmes dans les pays
francophones du Grand Sud. Basé à Lomé au Togo, il a été créé le 01 septembre 2015 et est
devenu opérationnel en 2018.
1.1. Mission du Fonds XOESE
La mission du Fonds XOESE est de mobiliser les ressources financières, matérielles et humaines
afin de les réinvestir dans les initiatives des militantes et organisations de femmes et de jeunes
femmes pour faire avancer les droits des femmes, des jeunes femmes et des filles.
1.2. Vision
XOESE envisage un monde où les filles, les jeunes femmes et les femmes jouissent pleinement
de tous leurs droits humains fondamentaux. XOESE a pour ambition de travailler dans tous les
pays francophones et elle efforce de le faire chaque fois que cela est possible. À ce jour, la
plupart de ses bénéficiaires sont basés au Bénin, Burkina-Faso, Burundi, Cameroun, Côte d’ivoire, Gabon, Guinée, Haïti, la Nouvelle Calédonie, Madagascar, Mali, Mauritanie, Niger, République Centrafricaine, République du Congo, République Démocratique du Congo, Sénégal,Tchad et Togo.
1.3. Activités
Le Fonds XOESE est devenu opérationnel en novembre 2018. 2023 marque sa 5ème année d’opérationnalité. Au cours de ces cinq années de fonctionnement, en dépit de ses moyens limités et ses défis internes, XOESE a continué de soutenir les organisations de femmes et de jeunes femmes francophones et leur mouvement. A travers:
1. la redistribution des financements pour la mise en œuvre de leurs initiatives,
2. le renforcement de leurs capacités et résilience institutionnel,
3. le coaching de leurs leaders et staff organisationnel et la création d’espaces pour le renforcement des liens, des synergies, des alliances, des amitiés, des complicités et d’initiatives conjointes.
XOESE a fait un bout de chemin avec ses organisations partenaires, les féministes et les
militantes francophones des droits des femmes et des jeunes femmes. Le Fonds fait montre de
beaucoup d’ingéniosité pour innover et s’efforce constamment de renouveler sa stratégie et son
approche en vue de réaliser sa mission.
XOESE travaille dans domaines prioritaires :
● Renforcement du mouvement francophone des droits des femmes et des jeunes femmes
● Participation politique et publique des femmes et des jeunes femme
● Autonomisation économique et leadership professionnel des femmes et des jeunes femmes
● Genre, Paix et sécurité
● Bien-être, sécurité et efficience des Femmes et Jeunes Femmes Défenseures des Droits Humains (FDDH)
● Genre, Environnement et Changement Climatique
1.4. Structuration
Le Fonds XOESE est administré par le Conseil d’Administration qui supervise le travail du Secrétariat exécutif.
2. LA MISSION : RÉALISER L’AUDIT ORGANISATIONNEL DU FONDS XOESE
XOESE est une jeune organisation qui grandit vite et rencontre des défis liés à sa croissance.
Afin de les surmonter et de mettre à jour ses outils, processus et procédures de gestion
organisationnelle, XOESE a décidé de rechercher les services d’un cabinet d’expert-e-s afin de réaliser l’audit de l’ensemble de ses processus organisationnels et de l’accompagner dans ses efforts de mise en oeuvre des recommandations.
2.1. Objectifs
L’objectif général de la mission est de réaliser un audit organisationnel du Fonds XOESE en vue de définir la meilleure organisation qui permette à l’institution une utilisation efficiente des ressources humaines, matérielles et financières.
De façon spécifique, les objectifs ci-après sont visés :
● Faire un état des lieux de l’organisation et du fonctionnement des services du Fonds XOESE (processus, pratiques, systèmes en place),
➔ Évaluer l’environnement de XOESE,
➔ Examiner le statut actuel de XOESE et relever les enjeux et défis,
➔ Analyser le processus de prise de décision au sein du Fonds XOESE,
➔ Evaluer les niveaux d’adéquation des profils/postes,
➔ Evaluer la gestion des ressources humaines et la qualité des outils de GRH.
● Faire des recommandations pour l’amélioration ses outils, processus, procédures et pratiques de gestion organisationnelle
● Accompagner l’organisation dans la mise en oeuvre des recommandations formulées dans le rapport de fin de mission
Par ailleurs, la/le consultant-e sera convié à :
● Proposer un nouveau cadre organisationnel et fonctionnel adapté aux défis actuels et futurs,
● Définir de nouveaux outils efficaces de GRH,
● Mettre à jour ou contribuer à la mise à jour du Manuel des procédures administratives, financières
et comptables,
● Développer un outil pour évaluer régulièrement la santé organisationnelle de XOESE et identifier les domaines nécessitant du renforcement,
● Développer des lignes directrices et des projections en matière de durabilité qui correspondent aux idées d’investissement que XOESE peut mettre en œuvre,
● Proposer des idées innovantes sur la collecte de fonds financiers non traditionnels et l’augmentation de notre dotation et réserve,
● Proposer une politique de gestion de ces Fonds.
2.2. Livrables
Les livrables attendus sont :
● Un rapport d’audit organisationnel faisant ressortir les forces, faiblesses, opportunités et défis, assorti des recommandations pour renforcer l’efficacité et la performance globale de l’organisation,
● Un plan de mise en œuvre des recommandations incluant sans s’y limiter:
a. proposition de nouvel organigramme fonctionnel
b. la définition complète et exhaustive des rôles et fonctions de chaque entité figurant sur le nouvel organigramme proposé,
c. Projet de Manuel de GRH,
d. plan de formation pluriannuel du personnel,
e. Projet de Manuel de procédures mise à jour,
f. Plan de mobilisation de ressources
g. etc.
● un outil permettant de vérifier la santé organisationnelle de l’organisation et d’identifier les domaines nécessitant un renforcement ;
● Des lignes directrices et des projections en matière de durabilité qui s’alignent sur des idées de financements alternatifs que XOESE peut mettre en œuvre ;
2.3. Méthodologie
La/le consultant-e devra préciser dans son offre technique son approche et la méthodologie qu’elle/il compte adopter pour la réalisation de la mission.
2.4. Durée, lieu et honoraires
La durée de la mission est de 30 à 80 jours répartis sur 6 à 12 mois.
Elle devra débuter si possible le 12 Août 2024.
Elle se déroulera en distanciel et en présentiel au siège de XOESE à Lomé.
Les honoraires disponibles pour cette mission sont de 150 EUR à 350 EUR (brut) par jour, selon l’expérience et la disponibilité.
Les frais de déplacement (billet aller-retour en classe économique) et de d’hébergement du consultant à Lomé seront pris en charge par XOESE.
3. DOSSIER DE CANDIDATURE
3.1. Composition du dossier
● Une courte lettre d’intention adressée à la Présidente du Fonds XOESE;
● Une offre technique bien détaillée (incluant les CV des ressources humaines qui seront
déployées) ;
● Une offre financière bien détaillée;
● Un document de deux pages où vous expliquez votre compréhension de la mission et
votre approche (peut être intégré à l’offre technique, mais dans ce cas le préciser dans la
lettre d’intention);
● Et tout autre document que vous jugerez utile.
3.2. Sélection
La/le Prestataire sera sélectionné-e par la méthode de sélection du mieux disant (rapport
qualifications/prix) en accord avec les règles et procédures de XOESE.
N.B.
● XOESE se réserve le droit de ne sélectionner aucun-e postulant-e s’il estime que la
qualité des propositions reçues est en deçà du minimum exigé.
● Le coût de préparation de l’offre de service et autres coûts liés à la négociation du
contrat ne sont pas remboursables.
● La présentation d’un dossier de candidature, quelle qu’en soit l’issue, n’entraîne aucun
engagement de XOESE et ne saurait donner lieu à un quelconque dédommagement en
faveur des soumissionnaires.
3.3. Comment postuler ?
Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier de candidature contenant les pièces ci-dessus à
prestations@xoese.org au plus tard le 31 Juillet 2024 avec comme objet « Candidature Audit
Organisationnel de XOESE ».
