OFFRE D’EMPLOI : Chargée de Programme

Le Fonds XOESE recrute pour ce poste.

Titre du poste : Chargée de Programme

Lieu : Lomé, Togo ou à domicile

Date limite de candidature : 06 Novembre 2022

Type de contrat : CDI (avec 6 mois d’essai) ou Consultance

Langues requises : Français, Anglais 

Êtes-vous une femme passionnée par les droits des femmes avec une expérience avérée dans la gestion de projets ? Êtes-vous intéressée à soutenir les initiatives des organisations de femmes et de jeunes femmes francophones en mettant vos connaissances à leur service ? Êtes-vous intéressée à innover et à réinventer les solutions aux problèmes spécifiques que rencontrent les groupes de femmes et de jeunes femmes ? Êtes-vous une bilingue (anglais/français) ? Vous êtes peut-être la candidate idéale que recherche XOESE, le Fonds des femmes francophones. Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier avant le 06 Novembre 2022 à emplois@xoese.org. Les dossiers seront examinés au fur et à mesure que nous les recevons.

I/ HISTORIQUE

Le Fonds XOESE est une fondation féministe créée le 1^er septembre 2015. Ses objectifs sont de :

• Appuyer financièrement la mise en œuvre des initiatives promouvant les droits des femmes, des jeunes femmes et des filles ;
• Renforcer les capacités institutionnelles des organisations de femmes et de jeunes femmes ;
• Encourager et appuyer des initiatives innovantes d’autonomisation des organisations des femmes et de jeunes femmes.

Son secrétariat est basé à Lomé au Togo. Mais le personnel de XOESE est constitué d’employé-e-s et de collaboratrices basé-e-s au siège ou à domicile.

Sa zone de couverture comprend l’ensembles des pays francophones.

II/ PRINCIPALES FONCTIONS

La Chargée de Programme travaille sous la supervision de la Présidente de XOESE. Ses principales fonctions incluent :

A/ COORDINATION DES ACTIVITES DE XOESE DANS LE PROJET « FEMINISTES EN ACTION » (60%)

Le Projet “Féministes en Action”

Le Projet « Féministes en Action » est un programme destiné à soutenir les organisations féministes dans 31 pays du Sud.

Ce projet est mis en place par un consortium d’organisations : CARE France (chef de file), Equipop (France), le Fonds pour les Femmes en Méditerranée (FFMed, France), l’Initiative Pananetugri pour le Bien-être de la Femme (IPBF, Burkina Faso), Oxfam France, le Fonds pour les Femmes francophones (XOESE, Togo) avec le soutien financier de l’Agence Française de développement (AFD).

L’objectif général de ce projet est de soutenir le pouvoir transformatif des organisations féministes des Suds en faveur d’un monde plus égalitaire. L’objectif spécifique vise à développer les capacités des organisations féministes aux niveaux financier, organisationnel et technique, ainsi que de leur action collective afin de leur donner les moyens d’être des forces du changement du local au global.

Missions principales

La coordination, l’implémentation, le rapportage et l’évaluation des activités de XOESE dans le projet Féministes en Action. Les tâches principales incluent :

1. La gestion des subventions en respectant les manuels de subventions de XOESE et de FEA :
   1. Gérer les allocations de subventions aux récipiendaires
      1. Lancer les appels à projets restreints ;
      1. Réceptionner et traiter les demandes de subventions
      1. Effectuer les vérifications nécessaires et rédiger les rapports ;
      1. Recommander les organisations à financer au comité d’attribution de subventions
      1. Préparer les conventions de subventions et ses documents connexes à envoyer aux récipiendaires ;
      1. Fournir de l’assistance aux organisations postulantes pour la finalisation et la mise en œuvre de leurs projets.
      1. etc.
   1. Rédiger les rapports et des contenus sur les subventions allouées
      1. Rédiger les rapports de progrès condensés et finaux relatifs à chaque cycle de subventions du projet ;
      1. Rédiger des articles et contribuer à la création d’autres contenus sous différents formats sur les activités des organisations financées en collaboration avec l’équipe de communication
      1. Élaborer les rapports financiers et narratifs réguliers à envoyer à CARE en collaboration avec les différents départements de XOESE (finances, mobilisation des ressources, etc.)
      1. etc.
   1. Faire le suivi des projets financés, compiler les données et les renseigner dans les tableaux et logiciels de gestion des subventions
      1. Suivre la mise en œuvre des projets subventionnés ;
      1. Recueillir les données issues des rapports individuels des organisations financées et les compiler dans des tableaux et le logiciel de gestion des subventions pour utilisation par les membres des autres départements ;
      1. etc.

• L’accompagnement technique et le renforcement des capacités
  • Fournir de l’appui aux organisations partenaires pour la finalisation, la mise en œuvre et le suivi de leurs projets :
    • Organiser des entretiens individuels physiques ou virtuels avec les organisations pour leur apporter l’appui dont elles ont besoin ;
  • Coordonner des activités de renforcement des capacités aux partenaires :
    • Contribuer à la conception et la mise en œuvre des activités de renforcement des capacités du projet ;
    • Coordonner l’ensemble des processus d’organisation matérielle des ateliers de formation dans les pays ciblés ;
    • Représenter virtuellement et, si le budget le permet, physiquement XOESE dans ces activités
  • Rédiger des articles et contribuer à la création d’autres contenus sous différents formats sur les activités de renforcement des activités.

• Suivi, Évaluation et Apprentissage
  • Superviser la mise en œuvre du Cadre de Suivi et d’Évaluation (CSE) du projet ;
  • Rassembler et analyser les rapports des récipiendaires pour déterminer les progrès réalisés comparativement aux résultats attendus initialement définis dans leurs documents-projets ; puis identifier les actions à mener pour renforcer à la fois le CSE du projet et la qualité des services fournis aux récipiendaires par le Fonds ;
  • Concevoir, coordonner et mettre en œuvre des activités de capitalisation pour les récipiendaires de XOESE dans le cadre du projet ;
  • Contribuer aux activités de capitalisation communes au projet tels que l’animation des communautés de pratique.

• Représentation
  • Représenter XOESE dans des réunions et évènements du projet ;
    • Participer aux réunions mensuelles du COPIL ;
    • Représenter XOESE aux réunions de Comité d’attribution de Subvention ;
    • Participer aux autres réunions organisées par le consortium.

B/ CONTRIBUTION D’AUTRES INITIATIVES A XOESE (40%)

Les tâches incluent :

1. Mobilisation des ressources
   1. Contribuer au processus de mise à jour de la stratégie de mobilisation des ressources :
      1. Contribuer au développement et la mise en œuvre du plan d’action annuelle et pluriannuelle de mobilisation des ressources de XOESE ;
   1. Coordonner les initiatives de mobilisation de ressources ciblant le secteur privé et en impliquant la philanthropie locale et régionale :
      1. Créer et mettre à jour une base de données de donateurs potentiels du secteur privé ;
      1. Établir, entretenir et fructifier les relations entre XOESE et les donateurs du secteur privé ;
   1. Contribuer à l’élaboration des demandes de financement ;
   1. Contribuer à l’élaboration des rapports aux donateurs.

• Plaidoyer philanthropique
  • Contribuer aux activités de plaidoyer philanthropique du Fonds (FSOF, JME, Femmes Solidarité Sahel, etc.)
    • Représenter XOESE dans les initiatives de plaidoyer philanthropique initié par des organisations partenaires

• Autres
  • Contribuer aux autres activités du Fonds sur demande
  • Représenter XOESE dans des réunions et des processus sur demande

III/ COMPETENCES

Compétences techniques

Professionnalisme 

• Aptitude à donner des conseils appropriés à la Présidente et aux Responsables des départements, dans divers domaines touchant aux questions de Renforcement des Capacités et du Suivi, Evaluation & Apprentissage ;
• Aptitude à appliquer/faire appliquer les règles, règlements, politiques et directives du Fonds dans le cadre du travail et à établir des rapports sur des décisions administratives essentielles ou à justifier celles-ci ;
• Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ;
• Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ;
• Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ;
• Garder son calme dans les situations de crise.

Aptitude à la communication

• Excellentes aptitudes de rédaction et de communication orale en français ;
• S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ;
• Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ;
• Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue;
• Savoir adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ;

Esprit d’équipe

• Aptitude à travailler en équipe ;
• Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs du Fonds ;
• Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun-e et être prête à apprendre d’elle/de lui ;
• Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ;
• Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ;
• Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Sens des responsabilités

• Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ;
• Aptitude à superviser, déléguer et motiver le personnel sous sa supervision ;
• Aptitude à livrer les produits dont elle a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en s’en tenant aux normes de qualité ;
• Se conformer aux règles et procédures du Fonds ;
• Soutenir ses subordonné-e-s, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ;
• Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Qualités de cheffe/collaboratrice

• Servir de modèle à son entourage ;
• Contribuer avec chacun-e des membres de son équipe au développement des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés ;
• Contribuer avec dynamisme à la mise au point des stratégies opérationnelles requises;
• Etablir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis ;
• Prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable ;
• S’investir dans le changement et le progrès ;
• Ne pas se cantonner dans le statu quo ;
• Avoir le courage de prendre des positions impopulaires.

Sûreté de jugement/aptitude à décider

• Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au cœur du problème ;
• Ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour le Fonds ;
• Ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause ;
• Vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits ; s’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés ;
• Savoir prendre des décisions difficiles quand les circonstances l’exigent.

Expérience et compétences essentielles

• Expérience dans le secteur des ONG internationales ;
• Solides compétences analytiques et techniques en Renforcement des Capacités et en Suivi, Evaluation & Apprentissage et capacité à produire des rapports;
• Expérience dans l’élaboration des budgets détaillés des documents projets/programmes ;
• Bonne expérience dans la gestion financière des programmes internationaux ;
• Forte capacité rédactionnelle et compétences en présentation et en communication interpersonnelle, verbale et écrite ;
• Capacité d’influencer et de négocier efficacement ;
• Expérience avérée de travail dans des équipes multidisciplinaires et interculturelles ;
• Expérience dans l’élaboration et la gestion de systèmes opérationnels, des calendriers et des rapports ;
• Expérience de travail avec les organismes financiers internationaux et familiarité avec leurs différentes règles et réglementations de conformité ;
• Aptitude avérée à établir des priorités dans un environnement de travail exigeant avec de multiples responsabilités et à respecter des délais serrés ;
• Expérience dans l’organisation de formation et de coaching ;
• Capacité à voyager en Afrique et à l’international en fonction des besoins du Fonds ;
• Capacité de créer, d’introduire et d’être ouverte à de nouvelles pratiques, concepts, idées et changements et de démontrer votre engagement envers le développement personnel ;
• Très organisée, flexible et capable de travailler de manière autonome avec très peu de supervision ;
• Honnêteté et intégrité, y compris le désir d’accepter la propriété et la responsabilité, tout en faisant bien les choses et en atteignant des objectifs ambitieux.

Compétences en ressources humaines

Savoir-faire

• Animer une réunion ;
  • Réaliser des enquêtes, collecter et exploiter les données ;
  • Construire des outils d’analyse des besoins en formation ;
  • Elaborer des plans de formation ;
  • Concevoir des méthodes de suivi et d’évaluation de plan de formation ;
  • Appliquer les principes d’andragogie ;
  • Rédiger des notes, des lettres administratives, des rapports, des synthèses …

Savoir‐faire relationnels

• Faire preuve de réactivité ;
  • Faire preuve de rigueur et d’organisation (respect des délais, fiabilité) ;
  • Respecter les obligations de confidentialité ;
  • Ecoute et pédagogie.

Savoir‐faire techniques

• Alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques ;
  • Faire la part entre les informations confidentielles et celles diffusables ;
  • Conseiller et orienter le personnel sous sa supervision.

Savoir-être

• Enthousiaste et conviviale ;
  • Créative, dynamique et ouverte ;
  • En constante écoute active ;
  • Avoir l’esprit d’équipe ;
  • Sens développé de la relativité ;
  • Grande capacité d’observation, d’analyse et de synthèse ;
  • Etre une femme de contact et de dialogue ;
  • Avoir le sens de la rigueur, de l’objectivité et de la perspective ;
  • Agir avec empathie et humilité ;
  • Etre attentive aux besoins des autres.

IV/ QUALIFICATIONS

• Diplôme universitaire de second cycle en sciences sociales, études de développement, évaluation, études féminines ou discipline apparentée, ou années équivalentes d’expérience dans l’un de ces domaines ;
• Au moins trois ans d’expérience professionnelle dans la gestion de programmes de développement fournissant un appui technique en renforcement des capacités aux organisations de femmes ;
• Expérience avérée dans l’élaboration, la mise en œuvre et la facilitation d’activités de renforcement des capacités et de S&E utilisant des outils interactifs et pratiques ;
• Expérience avérée dans l’élaboration, la planification et la mise en œuvre de projets ;
• Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports ;
• Excellentes compétences en communication et en facilitation et expérience dans la transmission d’informations complexes à des parties prenantes de différents capacité et niveaux d’expérience ;
• Bonne connaissance et compréhension du mouvement des femmes ou de la société civile ;
• Parfaite compréhension des questions de genre et de développement ;
• Bonne connaissance en Word, Excel, Outlook, Internet ;
• Parfaite maîtrise du Français, écrit et oral ;
• Bonne connaissance de l’Anglais.

V/ COMMENT POSTULER ?

Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier de candidature contenant les pièces ci-dessous à emplois@xoese.org dès que possible et avant la date limite du 06 Novembre 2022 :

1. une lettre de motivation (incluant votre prétention salariale),
2. un curriculum vitae récent,
3. les copies de vos diplômes et attestations,
4. les coordonnées de vos anciens employeurs,
5. les coordonnées de trois personnes de référence.

Veuillez mentionner le titre du poste « Chargée de Programme » dans l’objet du message.

Toutes ces informations sont à retrouver dans le terme des références

XOESE encourage les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones et les personnes handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. En raison du nombre élevé de candidatures que nous recevons, nous regrettons de ne pas pouvoir répondre personnellement aux candidat-e-s qui ne seront pas présélectionnés. Si vous n’avez pas eu de nos nouvelles dans les six semaines suivant la date limite, veuillez supposer que votre dossier n’a pas été retenu.

Seul-e-s les candidat-e-s présélectionné-e-s pour une interview seront contacté-e-s.

Toutes les candidat-e-s présélectionné-e-s devront se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents professionnels.

Pas d’appels téléphoniques s’il vous plait.