Devoirs et responsabilités 

L’Assistante Administrative travaille sous l’autorité de la Présidente et sous la supervision directe de la Chargée de Programme. Elle est chargée de fournir les services généraux de support administratif ainsi que la coordination de la logistique relative aux voyages et à l’organisation d’événements. Tout en assurant la qualité et la précision du travail, elle promeut un environnement de collaboration conforme aux règlements et procédures de XOESE.

Principales Tâches 

Administration :

• Organisation des réunions internes de XOESE et Production des comptes-rendus ;
• Elaboration, Suivi et Mise en place du tableau de bord des activités de XOESE ;
• Appui à l’installation des employé-e-s basées à domicile ainsi qu’à l’ouverture/fermeture des bureaux pays le cas échéant ;
• Appui à la consolidation et la mise à jour du document PCA (Plan de continuité des affaires) sur la base de la collecte d’informations administratives ;
• Appui administratif aux différents départements ;
• Mise à jour des tableaux de formations obligatoires et non obligatoires ;
• Organisation et Maintien du dossier partagé, des fichiers électroniques, de la base de données et de la plateforme électronique des différentes équipes ;
• Gestion des documents administratifs des véhicules : assurances, visites techniques, immatriculation, mise à la consommation ;
• Contribution significative au bon fonctionnement des réseaux de connaissances et communautés des pratiques.

Achats : 

• Organisation et Suivi des processus d’achats, Exécution et Suivi des contrats y afférents ;
• Traitement des demandes d’achat de biens/services qui lui sont assignées ;
• Négociation de certaines clauses de contrats de biens/services (conditions de paiement, délai de livraison etc…) en conformité avec les règlements et procédures ;
• Maintien du processus d’approvisionnement équitable et transparent ;
• Coordination avec le service Finance du bon suivi des dossiers de paiement des fournisseurs ;
• Préparation des notes verbales pour l’obtention des titres d’exonération ;
• Maintien à jour de l’inventaire des équipements et accessoires informatiques, des mobiliers de bureau ;
• Gestion de l’inventaire des fournitures de bureau et des biens ;
• Participation à la vérification annuelle des actifs ;
• Identification de potentiels fournisseurs/prestataires et service d’interface pour l’enregistrement de ces derniers dans la base de données des fournisseurs de XOESE.

Voyages et Logistique : 

• Création des fiches de prise en charge des voyages du personnel par les organisations partenaires 
• Création des fiches de prise en charge des voyages pour le personnel et d’autres participant-e-s par XOESE lors d’évènements ;
• Mise à jour régulière du tableau/calendrier des missions du personnel ;
• Coordination de la logistique relative aux réunions virtuelles et physiques: plannification des réunions, réservations d’hôtel, organisation de la restauration, envoie des invitations, etc. ;
• Coordination des différentes étapes du processus de voyage pour le personnel et les partenaires de XOESE, y compris le suivi de l’émission des titres de transport – en s’assurant que les règles de XOESE sur l’itinéraire la plus directe et les prix les plus compétitifs sont suivies, de demande de visa et le paiement des perdiems, la fourniture d’appui technique et de conseils aux voyageurs ;
• Soutien au personnel lors de la soumission de leurs fiches de réclamation des frais de mission, ainsi que son suivi ;
• Recherche et Mise en place de solutions afin de faciliter le processus du voyage ;
• Elaboration et Partage du tableau de gestion des transferts des voyageurs en provenance de et vers l’aéroport et le suivi de son bon déroulement ;
• Gestion des demandes des visas et Suivi jusqu’à leur obtention ;
• Préparation des itinéraires pour les missions de terrain dans les pays où XOESE intervient ;
• Coordination de l’organisation de la formation régulière offerte en interne au personnel sur les procédures liées au voyage ;
• Implication dans la collecte et l’analyse de la situation du marché dans le domaine des services de voyage;
• Participation aux études, enquêtes et appels d’offres pour la Fourniture de services de voyages et de billetterie initiés par XOESE.

Services généraux :

• Supervision du/de la Commis Administratif(ve) pour l’exécution des tâches suivantes :
• Supervision du bon fonctionnement des services de nettoiement du bureau ;
• Supervision de l’entretien du bâtiment et des parkings (intérieur et extérieur) ;
• Confection des badges d’accès au bureau, et suivi de leur bon fonctionnement ;
• Supervision du bon fonctionnement du groupe électrogène et Suivi des maintenances périodiques ;
• Supervision de la disponibilité, propreté et planification de l’utilisation des salles de réunions;
• Suivi du stock pour les pauses café ;
• Supervision du travail du Chauffeur ;
• Assurer l’interface avec les prestataires externes dans la gestion du bâtiment et de ses installations (outils de communication du bureau, salle de vidéo conférence, matériel de vidéo conférence, le système de vidéosurveillance, imprimantes, groupe électrogène etc.) ainsi qu’avec la société de sécurité ;
• Contrôle et Suivi des travaux des autres agents d’appui.
• Accomplir toute autre tâche qui lui sera confiée par sa 

COMPETENCES 

Compétences liées au poste

• Démontrer un engagement à la vision, la mission et aux valeurs 
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge 
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative développé ;
• Avoir une forte motivation ;
• Avoir une très bonne connaissance des pratiques administratives en vigueur au Togo ;
• Avoir une aisance avec le règlement des organisations internationales ;
• Etre rigoureux dans la gestion administrative et le suivi des dossiers administratifs ;
• Etre capable de travailler avec efficacité sous supervision ;
• Avoir un excellent sens des relations humaines ;
• Disposer d’une grande capacité d’organisation, de la probité et de confidentialité ;
• Avoir une forte capacité de jugement et une aptitude à prendre des décisions rapides ;
• Etre capable de travailler sous pression dans environnement multiculturel et interdisciplinaire ;
• Avoir une approche orientation-client.

Compétences fonctionnelles 

Planification et organisation :

• Faire preuve d’une capacité à planifier et à organiser le travail.

Communication :

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Travail en groupe :

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Développement et efficacité opérationnelle :

• Capacité à accomplir une variété de tâches et de fonctions répétitives et routinières ;
• Capacité à travailler sous pression, à gérer un grand volume de travail et sous des contraintes de temps ;
• Jugement et capacité à extraire, interpréter, analyser et formater les données et à résoudre les problèmes opérationnels ;
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision, à superviser et former le personnel d’appui ;
• Capacité à planifier, à gérer et à contrôler l’utilisation rationnelle des biens de grande valeur.

Qualifications et expériences requises 

• Etre titulaire du Baccalauréat ;
• Diplôme universitaire en Administration des affaires, Gestion de projets ou des entreprises, Comptabilité/Finances, Transport/Logistique et/ou d’Administration des voyages ou dans tout autre domaine pertinent serait un atout ;
• Deux (2) années d’expérience professionnelle notamment dans le domaine de l’Administration, de la Gestion des projets, de l’Administration des voyages, du Transport/Logistique et/ou dans tout autre domaine pertinent ;
• Bonne connaissance en Excel, Word, Outlook, Internet ;
• Parfaite maîtrise du Français, écrit et oral ;
• Bonne connaissance de l’Anglais.

COMMENT POSTULER ?

Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier de candidature contenant les pièces ci-dessous à emplois@xoese.org dès que possible et avant la date limite du 25 Octobre 2021:

1. une lettre de motivation (incluant votre prétention salariale), 
2. un curriculum vitae récent,
3. les copies de vos diplômes et attestations,
4. les coordonnées de vos anciens employeurs,
5. les coordonnées de trois personnes de référence.

Veuillez mentionner le titre du poste « Assistante Administrative » dans l’objet du message.

XOESE encourage les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones et les personnes handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

En raison du nombre élevé de candidatures que nous recevons, nous regrettons de ne pas pouvoir répondre personnellement aux candidat-e-s qui ne seront pas présélectionnés. 

Si vous n’avez pas eu de nos nouvelles dans les six semaines suivant la date limite, veuillez supposer que votre dossier n’a pas été retenu. 

Seul-e-s les candidat-e-s présélectionné-e-s pour une interview seront contacté-e-s.

Toutes les candidat-e-s présélectionné-e-s devront se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents professionnels.

Pas d’appels téléphoniques s’il vous plait.